Die IHK DIGITAL GmbH ist eine gemeinsame Gesellschaft deutscher Industrie- und Handelskammern sowie des Deutschen Industrie und Handelskammertages e.V. (DIHK).
 
IHK DIGITAL steuert und koordiniert die ganzheitliche Digitalisierung der IHK-Organisation. Mit unserem Demand ermitteln wir den gemeinsamen Bedarf der IHKs, unsere Agentur konzeptioniert und steuert gemeinsame IT-Projekte und betreut von den IHKs gemeinsam genutzte IT-Produkte. Zu unserer Projekt- und Produktwelt gehören aktuell die Umsetzung der Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz auf Basis einer gemeinsamen IT-Architektur für alle IHKs ebenso wie die Realisierung hoch automatisierter Ende-zu-Ende-Lösungen für die Mitgliedsunternehmen der IHKs, zum Beispiel im Bereich der beruflichen Bildung. Begleitend unterstützen wir auch einzelne IHKs in ihrer digitalen Transformation.
 
Zur Unterstützung unseres Teams im Projektmanagement Office im Kaufmännischen Bereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen:

Manager Ausschreibungs- und Vertragsmanagement im Projektmanagement Office (PMO) (m/w/d)

In Vollzeit.

Du verantwortest in der Abteilung „PMO“, als Teil des Kaufmännischen Bereiches, die interne Steuerung von öffentlichen Ausschreibungen von Leistungen. Du bist Hauptansprechpartner für die Kolleg:innen und koordinierst die internen Fachabteilungen hinsichtlich der Erstellung von Anforderungsdokumenten, Fragebögen und der Durchführung der Evaluation. Du bildest du die Schnittstelle zwischen der Vergabestelle der IHK-GfI und der IHK DIGITAL GmbH.​ Darüber hinaus unterstützt die die Einführung eines neuen Vertragsmanagement-Systems, und bist interner Key-Account und verantwortlicher für die Administration und Konfiguration des Systems. 

Welche Aufgaben kommen auf dich zu?
  • Interner Key Account zu allen Fragen im Kontext öffentlicher Ausschreibungen, zum Beschaffungswesen und zum Vertragsmanagement System​
  • Steuerung der internen Abteilungen und Teams für die Zuarbeit zur wesentlichen Ausschreibungsunterlagen​
  • Erstellung und Kommunikation von Zeit- und Ressourcenplänen für den Einsatz der Kolleg:innen im Rahmen der Ausschreibungen​
  • Managen der Ausschreibungsunterlagen und Dokumente, Lektorieren und Sicherstellung der formalen Anforderungen​
  • Durchführen eines internen Ausschreibungs-Kick-Offs​
  • Organisieren von Terminen zu verschiedenen Themen im Rahmen der Ausschreibungen ​
  • Steuerung der Einführung des neuen Vertragsmanagement Systems​
  • Administration und Konfiguration des Vertragsmanagement System​
  • Du unterstützt die Arbeit deiner Kolleg:innen im PMO bei administrativen Themen
Was solltest du mitbringen?
  • Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation, idealerweise im Bereich Wirtschaftsinformatik oder im Kaufmännischen Bereich mit einer entsprechenden Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren vor allem bei öffentlichen/ europaweiten Ausschreibungen, sowie im Bereich Beschaffungswesen/ Vertragsmanagement.
  • Du hast erste Erfahrungen und Kompetenzen in den Bereichen Projektmanagement und Digitalisierung.
  • Im Bereich der Ergebnisaufbereitung und der Dokumentation bist du sattelfest und zählst PowerPoint, Excel und Word zu deinen bevorzugten Werkzeugen. Idealerweise kennst du dich im Umgang mit Atlassian Confluence aus.
  • Du arbeitest eigenverantwortlich und hast Lust etwas zu bewegen, und bei der Entwicklung von Standards im Beschaffungswesen und Vertragsmanagement dabei zu sein
  • Du besitzt hervorragende soziale Kompetenzen, vor allem dein Kommunikations- und Kooperationsvermögen ist dabei sehr gut ausgeprägt wie auch deine Kunden- und Serviceorientierung
  • Deine Arbeitsweise ist geprägt von methodischem Vorgehen, du verfügst über gute konzeptionelle und analytische Fähigkeiten sowie eine schnelle Auffassungsgabe und verfügst dabei über eine starke Hands-On-Mentalität​
  • Von Vorteil sind Kenntnisse der IHK-Organisation oder vergleichbarer Strukturen wie öffentlicher Auftraggeber
Was wir bieten:
  • Du arbeitest in einem selbstorganisierten, agil arbeitenden Team
  • Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, Experten-Know-how sowie zahlreiche Möglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung
  • Da uns deine fachliche Weiterbildung genauso wichtig ist wie dir, bieten wir dir einen kostenlosen Zugang zur On-Demand Weiterbildungsplattform LinkedIn-Learning
  • Wir leben von der Mehrperspektivität, Schwarmintelligenz und -kreativität, denn bei uns zählt jede Stimme
  • Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle – du gestaltest deinen Arbeitsalltag
  • Viele sprechen von „Homeoffice“ – wir von "Mobile Work". Wir arbeiten von zuhause, in den IHK DIGITAL Standorten, in der Zentrale in Berlin-Mitte und von überall in Deutschland oder sogar innerhalb der gesamten EU; da wo wir ideale Bedingungen für unsere Arbeit finden
  • Monetäre Benefits wie: BVG- und Kindergartenzuschuss, Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge

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